Managementondersteuner Buitenlandse Zaken – Driessen – Den Haag

Wordt managementondersteuner in Den Haag! Wil jij een actieve bijdrage leveren aan de ondersteuning van onze collega’s over de hele wereld op het gebied van informatievoorziening en digitale innovatie? Dan ben je bij ons aan het goede adres, ervaring als managementassistent is niet nodig!

De startdatum is in overleg maar graag zo snel mogelijk! Het betreft een opdracht voor 3 tot 6 maanden (met mogelijke verlenging).

Als management ondersteuner bij de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) verricht je een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde, want je takenpakket is divers. Door vooruit te kijken en initiatief te nemen, help je de leden van het Management Team met het bewaken van deadlines. Je signaleert, legt verbanden en schat belangen in. Op die manier zorg je voor structuur en overzicht, zowel in de agenda als daarbuiten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers binnen en buiten IDI en helpt zo bijvoorbeeld nieuwe medewerkers zich welkom te voelen. Op deze manier ondersteun je, samen met collega-managementondersteuners, de managers/clusterhoofden van de zes afdelingen/clusters van IDI en zorg je voor een goede bedrijfsvoering.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complexe meetings inplannen voor clusterhoofden (denk hierbij aan grote sessies maar ook heidagen van de clusters) en agendabeheer van een clusterhoofd;
• Bieden van proactieve, administratieve ondersteuning van clusterhoofden bij inhuur aanvragen in SAP (nieuwe en verlengingen);
• Onboarding en off boarding van medewerkers (in/extern): welkomstmail versturen, laptop en evt. Iphone aanvragen, uitnodigen meetings, toevoegen distributielijst, bewaken dat integriteitsverklaring is ontvangen, registreren in overzicht medewerkers en mede-organiseren van een onboardingsdag;
• Beheer van mailbox van managementondersteuning (doorverwijzen, nieuwsbrieven verspreiden, etc.) en afhandelen (telefonische) agenda of administratieve verzoeken;
• Verzorgen/bestellen van attenties voor medewerkers (denk aan ziekte, geboorte, overlijden, pensioen, kerst, sinterklaas, etc.);
• Vervanging van een collega management assistent bij vakantie/ziekte/parttime-dag.

Lees hier meer…